Datenschutz- und Nutzungsbestimmungen für das Onlinebewerbungsverfahren

Nachfolgend erhalten Sie Informationen zum Datenschutz gemäß Artikel 13 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten.

1.     Verantwortliche Stelle

Die verantwortliche Stelle im Sinne der Datenschutzgesetze, insbesondere der DSGVO, ist die Einstellungsbehörde bei der Sie sich bewerben.

2.     Kontakt

Sie erreichen die verantwortlichen Stellen unter:

3.     Verarbeitung von Bewerbungsdaten

3.1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

• allgemeine Daten zu Ihrer Person (wie Name, Familienstand, Geburtsdatum, Geburtsort),
• Kontaktdaten (Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse)
• ggf. Angaben über Staatsangehörigkeit, Arbeitserlaubnis, Migrationshintergrund, Schwerbehinderung
• ggf. Bewerbungsfoto
• Angaben zu Ihrer beruflichen Qualifikation, Schulausbildung oder beruflichen Weiterbildung
• Bewerbungsdaten (wie Lebenslauf, Anschreiben, Empfehlungsschreiben) und sonstige Informationen, über die Sie die verantwortliche Stelle im Laufe des Bewerbungsverfahrens informieren
• Arbeitgeberzeugnis, dienstliche Beurteilung
• ggf. Ergebnis des Eignungstests

Sofern Sie in Ihren Bewerbungsunterlagen Angaben machen, die besondere Kategorien personenbezogener Daten enthalten (z. B. Schwerbehinderung), werden diese Daten im rechtlich zulässigen Rahmen verarbeitet.

Welche dieser Daten zwingend erforderlich sind, ergibt sich aus der jeweiligen Stellenausschreibung. In den mit „Pflichtfeld“ gekennzeichneten Datenfeldern werden die für das Bewerbungsverfahren relevanten Daten erhoben. In weiteren Datenfeldern besteht Gelegenheit Daten, die Sie für wichtig und nützlich halten, zusätzlich anzugeben.

Bewerbungen per Post oder E-Mail werden grundsätzlich in das Bewerbungsmanagementsystem übertragen.

Die verantwortliche Stelle verwendet Ihre Kontaktdaten ausschließlich dafür, um mit Ihnen Kontakt aufzunehmen und Sie über den Fortlauf des Bewerbungsverfahrens zu informieren. Die verantwortliche Stelle wird grundsätzlich per E-Mail mit Ihnen kommunizieren. Benachrichtigungen, Entscheidungen und sonstige Kommunikation, welche Ihnen per E-Mail übermittelt werden, bedürfen keiner weiteren Schriftform, es sei denn zwingend anzuwendende gesetzliche Vorschriften erfordern eine andere Form der Kommunikation.

Gegebenenfalls erhalten die jeweils verantwortlichen Stellen Ihre Bewerbung über die Stellenplattform finest jobs. Nach Eingabe Ihrer Daten werden diese über eine API (Application Programming Interface) an die verantwortliche Stelle übermittelt und unterliegen den vorliegenden Datenschutz- und Nutzungsbestimmungen. Für die Übergabe ist eine kurzfristige Speicherung Ihrer Daten bei finest jobs erforderlich. Zudem wird Ihre E-Mailadresse für eine anschließende anonyme Bewertung des Bewerbungsprozesses gespeichert. Wird auf die Abgabe einer solchen Bewertung verzichtet, erfolgt die Löschung der E-Mailadresse automatisch. 

Im Rahmen der Teilnahme an Eignungstests werden der mit der Testdurchführung beauftragten Firma Aon Human Capital Solutions GmbH, Caffamacherreihe 16, 20355 Hamburg personenbezogene Daten (Vorname und Nachname) elektronisch bereitgestellt. Die zur Nutzung der Testsoftware erforderlichen Zugangsdaten werden automatisiert erzeugt und Ihnen per E-Mail übermittelt. Ein erzieltes Testergebnis kann aufgrund vergleichbarer Stellenanforderungen verwaltungsübergreifend zur Anwendung kommen und würde demzufolge bei einer Bewerbung auch der jeweils anderen verantwortlichen Stelle bereitgestellt werden.

3.2. Zweck der Datenverarbeitung

Die elektronische Erhebung, Speicherung, Verarbeitung und Nutzung der personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich zum Zweck der Bewerbung auf eine Stelle in einem konkreten Bewerbungsverfahren bzw. aus Sicht der verantwortlichen Stelle zu dem Zweck, eine vakante Stelle zu besetzen.

3.3. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten sind Art. 88 Abs. 1 und 3 DSGVO i. V. m. § 18 BlnDSG (Angestellte), § 26 BDSG bzw. Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO i. V. m. dem anvisierten Arbeitsvertrag und ggf. mit Tarifverträgen und Art. 88 Abs. 1 und 3 DSGVO i. V. m. § 84 Abs. 1 LBG (Beamte), Einwilligungen, Senatsbeschluss S-1825/2018, sowie Art. 9 DSGVO. 

Weiterhin kann die verantwortliche Stelle personenbezogene Daten über Sie verarbeiten, soweit dies zur Abwehr von geltend gemachten Rechtsansprüchen aus dem Bewerbungsverfahren erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Das berechtigte Interesse ist beispielsweise eine Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz.

3.4. Bewerbung Minderjährige

Sofern Sie noch minderjährig sind, also das 18. Lebensjahr bei Einreichung Ihrer Bewerbung noch nicht vollendet haben, wird für die Bearbeitung Ihrer Bewerbung vorausgesetzt, dass Ihnen die Einwilligung Ihrer gesetzlichen Vertretung (Erziehungsberechtigten) bzw. deren Zustimmung zur Einwilligung vorliegt.

3.5. Zugriff und Weitergabe der Daten

Die von Ihnen zur Verfügung gestellten Daten werden ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Bewerbung verwendet. Innerhalb der verantwortlichen Stelle haben ausschließlich Beschäftigte Zugriff auf Ihre Daten, die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens beteiligt sind, um eine ordnungsgemäße Auswahlentscheidung herbeiführen zu können.

Die personenbezogenen Daten werden der zuständigen Personalvertretung, der Frauenvertretung, gegebenenfalls der Schwerbehindertenvertretung und gegebenenfalls der zuständigen Jugend- und Auszubildendenvertretung auf Grundlage der Beteiligungsrechte offengelegt.

Ihre personenbezogenen Daten werden nur dann an Dritte weitergegeben, wenn:

• Sie Ihre nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchst. a DSGVO ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben,
• die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchst. f DSGVO zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist und kein Grund zur Annahme besteht, dass Sie ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse an der Nichtweitergabe Ihrer Daten haben,
• für den Fall, dass für die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchst. c DSGVO eine gesetzliche Verpflichtung besteht, sowie
• dies gesetzlich zulässig und nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchst. b DSGVO für die Abwicklung von Vertragsverhältnissen mit Ihnen erforderlich ist.

Eine Datenübermittlung in Länder außerhalb der Europäischen Union (sogenannte Drittländer) findet nicht statt. Eine Weitergabe Ihrer Daten zu kommerziellen Zwecken erfolgt nicht.

3.6. Dauer der Speicherung

Ihre personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald die oben genannten Zwecke der Verarbeitung erreicht sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.

Für den Fall, dass Ihre Bewerbung Erfolg haben sollte, werden Ihre personenbezogenen Daten im erforderlichen Umfang in die Personalakte übernommen. Sie werden gesondert über die dann geltenden Regelungen zum Umgang mit Personaldaten, insbesondere hinsichtlich der Anlage von Personalakten, informiert.

Sollte es nicht zu einer Einstellung kommen, werden die Daten sechs Monate nach Abschluss des Auswahl- und Bewerbungsverfahrens gelöscht, sofern Sie uns nicht eine Einwilligung i. S. d. Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO zur längeren Aufbewahrung (Bewerbungspool) erteilt haben. Schriftliche Bewerbungsunterlagen werden spätestens nach Ablauf dieser Frist vernichtet. Dies gilt nicht, soweit die Verarbeitung und Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten im konkreten Fall zur Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen (Dauer eines Rechtsstreits) erforderlich sind. Zudem unterliegen die verantwortlichen Stellen verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten. So kann sich die Speicherung Ihrer Daten anhand der gesetzlichen Verjährungsfristen des §§ 195 ff. Bürgerliches Gesetzbuch richten, deren regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt. Um nicht gegen gesetzliche Regelungen zu verstoßen oder die Möglichkeit zu verlieren, einen Anspruch durchzusetzen oder sich gegen einen solchen zu verteidigen, behalten die verantwortlichen Stellen sich vor, die Daten erst nach Ablauf der letzten Frist zu löschen, die die Datenspeicherung legitimiert.

Daten aus eignungsdiagnostischen Verfahren werden nach einem Jahr gelöscht.

Soweit die verantwortliche Stelle Ihre Daten zu statistischen Zwecken verwertet, werden Ihre personenbezogenen Daten anonymisiert. Eine Identifizierung mit Ihnen ist somit ausgeschlossen.

4.     Auftragsverarbeitung und Datensicherheit

Die verantwortlichen Stellen setzen das Bewerbungsmanagementsystem „rexx Enterprise Recruitment“ der rexx systems GmbH ein, für welches eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen wurde. Die rexx systems GmbH ist vertraglich zum vertrauensvollen Umgang mit personenbezogenen Daten in gleicher Weise verpflichtet wie die verantwortlichen Stellen. Es ist der rexx systems GmbH nicht gestattet, Daten von Bewerbenden zu anderen als vertraglich vereinbarten Zwecken zu nutzen.

Es wurden technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, die sicherstellen, dass die Vorschriften über den Datenschutz sowohl von den verantwortlichen Stellen, als auch von beauftragten Dienstleistern beachtet werden. 

5.     Portalzugang (Bewerbungskonto)

Sie haben die Möglichkeit, nach Abgabe Ihrer Bewerbung, anhand einer Registrierung einen Portalzugang anzulegen, um sich jederzeit einen Überblick Ihrer eingereichten Bewerbungen zu verschaffen. Fall Sie sich für einen Portalzugang entscheiden, stehen Ihnen systembedingt folgende Funktionalitäten zur Verfügung:

• Einsichtnahme Ihres Bewerbungsstatus
• Editierung (Änderung) Ihrer Bewerbung, sofern diese Funktionalität von der jeweiligen verantwortlichen Stelle freigeschaltet wurde.
• Rücknahme Ihrer Bewerbung
  

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind (s. Ziffer 3.5.).

Sie können Ihre Rechte als betroffene Person jederzeit gegenüber der verantwortlichen Stelle geltend machen. 

6.     Newsletter: Stellenabo

Sie haben die Möglichkeit, auf dieser Webseite unsere Stellenangebote zu abonnieren. Das Stellenabo informiert Sie per E-Mail über Stellenangebote des Landes Berlin gemäß den von Ihnen vorgegebenen Kriterien. Die erforderliche Erhebung der E-Mail-Adresse dient dazu, das Stellenabo zuzustellen. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten nach Anmeldung zum Stellenabo ist bei Vorliegen einer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Die E-Mail-Adresse wird demnach gespeichert, wie das Abonnement des Stellenabos aktiv ist.

Sie haben jederzeit die Möglichkeit, sich von einem per E-Mail erhaltenen Stellenabo abzumelden. Hierzu klicken Sie lediglich den entsprechenden Link an, der sich in jedem per E-Mail zugesandten Stellenabo am Ende befindet.

7.     Nutzung von „Matomo“

Auf dieser Webseite werden unter Einsatz der Webanalysedienst-Software Matomo (www.matomo.org) Daten zu Marketing- und Optimierungszwecken gesammelt und gespeichert. Aus diesen Daten werden unter einem Pseudonym Nutzungsprofile erstellt. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO.

Die Verarbeitung ermöglicht eine Analyse des Surfverhaltens der Nutzenden. Wir möchten die Webseite damit noch mehr an Ihre Bedürfnisse anpassen und damit stetig verbessern.

Sie können die Verwendung der Cookies und damit die Teilnahme am Tracking durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browsersoftware deaktivieren oder einschränken. Bereits gespeicherte Cookies können jederzeit gelöscht werden. Dies kann auch automatisiert erfolgen. Werden Cookies für diese Webseite deaktiviert, können möglicherweise nicht mehr alle Funktionen der Webseite vollumfänglich genutzt werden.

8.     Rechte der betroffenen Person

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie betroffene Person i. S. d. DSGVO und es stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber der verantwortlichen Stelle zu:

8.1. Recht auf Auskunft - Art. 15 DSGVO

Sie können Auskunft über Ihre verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. Bei einer Auskunftsanfrage bitten wir um Verständnis dafür, dass wir dann gegebenenfalls Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.

8.2. Recht auf Berichtigung - Art. 16 DSGVO        

Sie haben ein Recht auf Berichtigung und/oder Vervollständigung gegenüber der verantwortlichen Stelle, sofern die verarbeiteten personenbezogenen Daten, die Sie betreffen, unrichtig oder unvollständig sind. 

8.3. Recht auf Löschung - Art. 17 DSGVO          

Sie haben unter bestimmten Voraussetzungen ein Recht auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten. Ergänzend wird darauf hingewiesen, dass der Antrag auf Löschung Ihrer Daten als Rücknahme der Bewerbung gilt. Sie scheiden daher automatisch aus dem Bewerbungs- und Einstellungsverfahren aus.

8.4. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung – Art. 18 DSGVO

Sie haben unter bestimmten Voraussetzungen das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu verlangen.

8.5. Recht auf Datenübertragbarkeit – Art. 20 DSGVO 

Unter bestimmten Voraussetzungen werden Ihnen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zur Verfügung gestellt.

8.6. Widerspruchsrecht – Art. 21 DSGVO          

Soweit die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten aufgrund von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO erfolgt, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung dieser Daten einzulegen. Die verantwortliche Stelle verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, es bestehen zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung. Diese müssen Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung muss der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dienen.

9.     Widerrufsrecht bei Einwilligung 

Wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten von einer Einwilligung Ihrerseits abhängt, haben Sie das Recht, diese Einwilligung jederzeit schriftlich zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Zur Ausübung Ihres Widerrufsrechts wenden Sie sich bitte an die verantwortliche Stelle (s. Ziffer 2).

10.     Beschwerderecht 

Wenn Sie der Auffassung sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, können Sie nach Art. 77 DSGVO bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einlegen. Die entsprechenden Kontaktdaten lauten:

11.     Sonstige Informationen

Es findet keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall im Sinne des Art. 22 DSGVO statt. Eine Würdigung der Bewerbungsdaten erfolgt regelmäßig durch die Beteiligung natürlicher Personen.

In allen Fragen, die Ihre Rechte im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten betreffen steht Ihnen die/der behördliche Datenschutzbeauftragte der jeweils verantwortlichen Stelle zur Verfügung. Die Kontaktdaten können Sie der Übersicht (s. Ziffer 2) entnehmen.

12.     Erforderlichkeit des Bereitstellens personenbezogener Daten

Die Bereitstellung der Daten durch Sie ist für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich. Eine rechtliche Verpflichtung besteht nicht. Ohne diese Daten kann Ihre Bewerbung jedoch nicht berücksichtigt werden.

13.     Änderung der Datenschutz- und Nutzungsbestimmungen

Aufgrund geänderter gesetzlicher bzw. behördlicher Vorgaben kann diese Datenschutzerklärung jederzeit unter Beachtung der geltenden Datenschutzvorschriften geändert bzw. angepasst werden. Die jeweils aktuellen Datenschutz- und Nutzungsbestimmungen können auf dem Berliner Karriereportal von Ihnen abgerufen und ausgedruckt werden. 

Derzeitiger Stand ist 19.12.2024.